檔案盒打印機是針對檔案行業(yè)特別研發(fā)生產的打印設備。主要運用于政府部門、機關、企事業(yè)單位、工程、法院、檢察院等各單位檔案管理機構和為機構提供檔案整理數(shù)字化服務的檔案服務公司。

檔案盒打印機的出現(xiàn)使機器代替人工填寫，減去繁雜的工作。使用墨水打印檔案盒，使得檔案盒的整理擺放更加規(guī)范。

檔案盒打印機操作簡單，所使用的墨水特性使得正常使用下，其對噴頭的損害也是比較，大大地減少了后期的維護成本。一系列的針對性的研發(fā)，使得檔案盒打印機迅速的搶占市場，同時也給人們帶來最大的便利。

檔案盒的脊背和封面書寫是檔案整理工作中一項較為繁瑣的工作，檔案整理裝盒是檔案整理服務的最終環(huán)節(jié)，在盒子和案卷上根據(jù)標準，填寫全宗號、案卷號、目錄號，部分檔案還需要填寫案卷題名便于實體檔案查找。目前的檔案整理中普遍使用的均為“手寫+張貼”檔案盒脊背和封面的方法。隨著工作的發(fā)展和要求的提升，傳統(tǒng)整理方式的弊端日益突出。尤其是工程、人社、醫(yī)療等檔案數(shù)量龐大，移交至綜合檔案館時需要批量更換檔案盒。

手寫速度慢，錯誤率較高，字體大小、封面格式不統(tǒng)一，排架美觀度受影響。

粘貼需要先進行打印，再使用漿糊粘貼，工序繁雜，而漿糊風干后容易脫落，不利于檔案長期保存。

調查研究發(fā)現(xiàn)，一個有經驗的檔案工作者，每天手寫檔案盒級別和卷盒數(shù)量在200個左右。粘貼檔案盒脊背和封面的方法，與傳統(tǒng)手寫相比美觀度、雖然效率有一定提升，但因粘貼工序的繁雜性以及易脫落的弊端，不利于檔案的管理和利用。

為了規(guī)范和提高檔案整理工作中檔案盒脊背、卷盒書寫，檔案盒打印機產生了。檔案盒打印機可以在多種規(guī)格的檔案盒上打印。排版簡單可隨意更換文字、版式內容，真正實現(xiàn)了單個、批量打印需求，可以配備黑、紅、藍黑等墨水，使得檔案盒的板式內容由原來的單色可向多色的選擇。